Small Data: Data con Impacto (El tamaño no importa, el impacto, sí)

5 octubre, 2016

Es una serie que documenta procesos de acompañamiento con distintas organizaciones que hacen uso de datos para la transformación de la vida de sus poblaciones objetivo, sin importar el tamaño de sus bases de datos, con un enfoque centrado en el potencial del análisis de datos para la transformación de la vida de dichas poblaciones en aspectos concretos y estratégicos, es decir, en el impacto del uso de datos.   

Primera entrega:

Texto: Sergio Araiza

Imagen y video: Gibrán Mena

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Small Data es resultado de una idea que surge hace casi dos años, en la que el equipo de SocialTIC nos preguntábamos: ¿cómo una organización sin grandes recursos digitales puede hacer y usar datos para sus acciones?

Para contar esta historia es necesario conocer a El Caracol, una organización de la ciudad de México con más de 10 años de trabajo con poblaciones callejeras. Su trabajo está enfocado en garantizar condiciones y derechos para estas personas y que no se les niegue el acceso a servicios públicos que el Estado brinde.Su labor y su trabajo tenía todo el potencial para crecer y generar más impacto a través del uso de datos.

En octubre de 2014 comenzamos un acompañamiento con El Caracol en el que el objetivo principal era transformar una organización a través del uso de datos y que con estos mejoraran sus acciones de incidencia a favor de las poblaciones callejeras. Algunos de los objetivos secundarios del acompañamiento fueron:

  • Sistematizar y digitalizar la información existente en diversos formatos de almacenamiento
  • Establecer un proceso para la consolidación de información por ejes de trabajo de la organización
  • Mejorar el proceso de flujo de información y su análisis para toma de decisiones

El equipo

Entre quienes promueven el uso de datos se está volviendo cada día más común hablar de la importancia de los data scientists o científicos de datos, personas capaces de analizar todo tipo de magnitudes de datos. Pero en nuestro proyecto de acompañamiento siempre nos preguntamos ¿qué pasa con aquellos que no tienen los recursos o la experiencia para utilizar los grandes datos de los que tanto se habla?

Es ahí donde el valor de un equipo vigoroso y motivado entra en juego para aquellas organizaciones pequeñas que están dando el paso hacia el mundo de los datos. Dentro de quienes forman el equipo de El Caracol no encontremos científicos de datos ni ingenieros, sino educadores, diseñadores y trabajadores sociales, entre otros perfiles. Esas personas hacen día a día la dinámica de la organización.

Luis Enrique Hernández director de la organización, además de dirigir y facilitar todos los recursos para las actividades, también participó activamente en las sesiones aportando comentarios y en varios momentos cuestionando y criticando los procesos existentes para mejorarlos en miras de mejorar a la organización.

De la mano de Enrique también conocimos a Gerardo Rodríguez y a Ángel Ramírez. Ellos aportaron, desde sus áreas y sensibilidad sobre las poblaciones callejeras, comentarios para entender mejor el actuar de la organización, sus características y necesidades diarias.

El primer contacto

Pronto comprendimos que serían ellos quienes marcarían los tiempos y los alcances de cada una de las etapas. Al final este sería uno de las grandes lecciones de todo el proceso: escuchar antes de actuar.

No es de sorprender que en el mundo técnico los tiempos y etapas sean más importantes que las causas y personas para quienes se trabaja. Nos olvidamos que los datos son eso, datos, pero en el trasfondo hablan de las personas y sus condiciones de vida. Desde esa premisa, en este acompañamiento los datos nunca fueron solamente números, se convirtieron en personas a las cuales podíamos ayudar si hacíamos bien el trabajo.

Algunas de las reflexiones que surgen de este primer contacto entre ambos equipos se pueden expresar en estos puntos:

- Los datos no importan más que las personas.

¿Cuántas veces priorizamos la necesidad de tener más y más datos a cambio de olvidar a las personas que representan? Cada indicador debe ser usado con un propósito claro y debe apoyar a una etapa ya sea de un proceso o para una acción.

- Siempre respetar a la organización y quienes están en ella.

No pongamos cargas innecesarias a quien no las necesitan. Quienes venimos de un perfil técnico muchas veces descalificamos a quienes no tienen experiencia previa en el tema. Cada organización es distinta y con ella las personas que ahí trabajan, aprender a escuchar e intercambiar puntos de vista enriquece cualquier práctica y le da sentido a cada etapa.

- Todo puede cambiar

Establecer etapas al inicio de todo proyecto permite entender la magnitud y su alcance, pero también se vale no tener todo cerrado. Tener la capacidad de adaptarse al contexto y tiempo también es una virtud que todo proyecto de datos puede y debería tener. Nada está escrito en piedra y por tanto se puede modificar para bien de todos los involucrados.

Los datos

Casi todas las organizaciones tienen información, pero pocas tienen datos. Lo primero que el equipo de El Caracol nos presentó fueron carpetas y carpetas llenas de documentos que nadie había tocado probablemente en meses, o años, pero que contenían información muy valiosa.

La misión entonces fue entender esa mina de datos, estructurarla y después darle sentido dentro de una base datos que fuera útil para varios propósitos. El Caracol, año tras año, realiza diversos censos para conocer sobre diversos temas de relevancia que afectan a poblaciones callejeras, entre estos temas están los de salud en la calle, maternidad, violencia y mortalidad en la calle.

Estos censos eran levantados en hojas de papel por un grupo de visitadores que salía de diversos puntos de la ciudad a entrevistar a comunidades formadas en la calle. Cada uno de los visitadores cargaba con el material y al regresar a la oficina lo almacenaba en expedientes que después podían ser consultados por todas las personas de la organización.

Este pensamiento es útil en términos de recolección de información pero no sirve desde un pensamiento de datos. Por eso uno de los retos más grandes de este acompañamiento fue entender el flujo de trabajo de cada área, su interés, necesidad y cómo esto se complementa con miras a uno uso diario por cada una de las personas involucradas.

Lo primero y más importante fue rediseñar el flujo de trabajo en el que el primer gran cambio fue transitar de un modelo papel a un modelo digital, para eso diseñamos diversos instrumentos de captura de datos que nos permitían estructurar la información y unificarla en documentos consultables por todos los interesados.

Se adquirieron algunos equipos móviles que permitían hacer la captura de las encuestas en tiempo real y con un menor número de errores. Cada encuesta ahora en promedio se levanta en un estimado de tiempo de 7 a 11 minutos siendo más eficiente y con mejor calidad en la información.

También se diseñó un modelo taxonómico para dar orden a la información de tal forma que cada persona que formara parte de la entrevista o recibiera algún apoyo de la organización tiene un identificador que permite ubicar sus datos en las diversas bases de datos que tiene el Caracol haciendo más integral y ágil los servicios que se les proporcionan.

Estos cambios fueron resultados de sesiones de diseño y prueba de tecnologías y procesos que fueron probados en ambientes y situaciones reales, y  en los que detectamos errores o aspectos a mejorar que por una parte no generaran más carga de trabajo a las personas de la organización, pero que también estuvieran alineadas a las poblaciones a las que querían asistir.  Entre los resultados de esta etapa podemos encontrar:

- Conocer con quién y para quien se trabaja

Nada de este proceso de transformación de datos pudo ser posible sin la colaboración conjunta con El Caracol.

Las poblaciones a las que atiende el Caracol tienen dinámicas propias.. Comprender la forma en que se relacionan y comunican éstas también nos permitió flexibilizar todo tipo de preguntas y acciones que hicieron que al final cada censo que se levanta nos permita obtener la mayor cantidad de información sin entrometernos o afectar sus actividades.

- La tecnología es de lo último de lo que debemos hablar

Para organizaciones pequeñas y con recursos limitados resulta difícil entrar al mundo tecnológico porque encuentran una barrera monetaria que no es fácil de superar. Durante toda esta etapa, procuramos maximizar los recursos existentes y procurar el uso de tecnologías gratuitas incluso si no fueran las más idóneas para la tarea propuesta.

La tecnología debe servir y no ser el propósito de un proyecto. El uso creativo de cada herramienta facilita la curva de aprendizaje de una organización sin experiencia en estos temas. En varios momentos de las etapas de trabajo nos preguntamos ¿qué herramienta podríamos usar? ¿cuál se adapta de mejor forma a la necesidad? ¿qué limitantes encontramos a largo plazo?

El Resultado

Si hablamos de 2 años de trabajo con El Caracol puede sonar a mucho tiempo, pero fueron más las buenas charlas compartiendo los alimentos con el equipo de El Caracol y los aprendizajes sobre lo que significan las personas. Para ambos equipos el objetivo más grande siempre fue que se visibilizara de forma adecuada las complejas dinámicas y problemáticas que viven las personas que viven y sobreviven en las calles.

El resultado de este tiempo de trabajo con El Caracol se traduce en un modelo más eficiente de recolección de datos que garantiza su disposición y calidad para las diversas áreas que hacen uso de la información, también se ve dentro de los procesos internos de la organización en los que ahora se toman decisiones basadas en los indicadores que colectan, permitiéndoles hacer incidencia en foros y espacios públicos argumentando sus propuestas con datos relevantes para los asistentes.

Actualmente dentro de los foros en los que estos nuevos indicadores han sido presentados destacan a la Fundación del Centro Histórico quienes están usando los datos recolectados para comprender las dinámicas de esta población y realizar programas específicos para ellos.

También están compartiendo indicadores sobre infancia y maternidad en la calle con grupos de trabajo que desarrollan políticas públicas que puedan tener referencias claras sobre este tema.

Al final, cada dato habla de una persona y ese dato ahora es usado para cambiar su realidad. De miras al futuro, El Caracol y SocialTIC están planeando colaboraciones con otros grupos de organizaciones que puedan usar o replicar modelos similares al realizado para recolectar datos y usarlos en sus acciones diarias.

No queda más que agradecer a todas y cada una de las personas involucradas:

Angel, Jerry, Enrique y Caracoles. Gracias por la buena disposición en cada una de las etapas, las gorditas mañaneras y las risas. La capacidad de tomar riesgos y experimentar se agradece porque durante todo este tiempo no teníamos nada seguro pero sabíamos que lo lograríamos.

Equipo SocialTIC, Indira, Mariel, Phi, Juan Manuel, Haydeé, Sandra, Gibran, Carla. Todos y cada uno de ustedes que día a día se comprometen con las causas sociales y encuentran en la tecnología una forma de aportar. Gracias por todo.

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