Existe tal variedad de herramientas digitales y servicios tecnológicos hoy en día que suele ser complejo tener certeza de qué es aquello que en verdad debemos utilizar en nuestra organización. Es común observar que grupos y organizaciones llegan tanto a tener un exceso de herramientas como también pueden carecer de servicios o herramientas que deberían ser estratégicas para reforzar su acciones.

Conscientes de que cada organización es distinta, tanto en composición y actividades, la matriz que se muestra a continuación sirve para establecer una línea base sencilla para poder determinar si se están utilizando las herramientas y servicios más adecuados. Se recomienda plasmar en esta matriz todos las herramientas y servicios tecnológicos que se cuentan en una organización y se planean implementar mapeándolos bajo dos ejes:

Eje horizontal: determina las características de desarrollo e implementación con base en el proyecto indicando si tu organización podría desarrollar e implementar la herramienta como parte de su operación cotidiana, si requiere de recursos adicionales para que el equipo interno la desarrolle o la implemente, si requiere de apoyo externo en calidad de asesoría u outsourcing o si requiere tanto de esfuerzos internos como de especialistas externos.

Eje vertical:  determina tres simples determinaciones sobre la tecnología o servicios identificándolos como:

• Transaccionales: herramientas y servicios necesarios para la operación cotidiana de la organización para eficientar actividades operativas y administrativas; por ejemplo, tener correo electrónico, sistemas de contabilidad, servicios de administración de proyectos o una página web institucional son comúnmente identificadas como transaccionales
• Estratégicas: herramientas y servicios indispensables para realizar acciones que están asociadas directamente con la ejecución de acciones; por ejemplo, quien realiza incidencia podrá ver distintos servicios para la gestión de redes sociales como estratégicos, quien se dedica a la educación identificará como estratégico el tener una plataforma de e-learning o quien difunde actividades culturales podrá ver Instragram y sitios web de portafolios de fotografía como estratégico.
• Deseables: herramientas y servicios que no son indispensables para lograr las metas estratégicas de la organización o su operación diaria;

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Una vez que se llene la matriz con las herramientas y servicios tecnológicos ya en operación y planeados para su desarrollo, se recomienda reflexionar sobre el esfuerzo de desarrollo, implementación y uso diario que cada uno de estos conllevan. Esa reflexión seguramente desatará diferentes posiciones dentro de un equipo de trabajo y será fundamental que ante toda controversia se tenga claro qué es estratégico para la organización. Este ejercicio comúnmente pone en evidencia aquellas herramientas y servicios que implican alto esfuerzo y recursos y que únicamente se justifican si son fundamentales para fortalecer la estrategia y eficiencia diaria de la organización.

También, es común que se debata sobre la capacidad tecnológica que una organización debe de tener. Si una organización identifica con que algunos de sus más relevantes servicios o herramientas tecnológicas son muy costosas, posiblemente será mejor que cuente con un equipo técnico. Igualmente, si una organización identifica que con apoyos puntuales de especialistas externos o contratando servicios externos logra cubrir sus necesidades tecnológicas estratégicas y transaccionales, seguramente podrá asumir responsabilidad es de administración de estos servicios en lugar de contar con especialistas dedicados a su desarrollo, implementación y mantenimiento.

Por último, es necesario aclarar que las herramientas o servicios identificados como “deseables” pueden ser de alto valor para la organización si es que no les consume demasiados recursos. Muchas veces el experimentar con nuevos servicios es parte de la evolución y fortalecimiento de las acciones estratégicas y transaccionales de una organización.