Por: Linda Fernández
En lo digital, la línea que separa nuestra vida personal de la laboral se ha vuelto cada vez más difusa, especialmente en lo que respecta a la comunicación. Aplicaciones como WhatsApp, inicialmente creadas para un uso personal y social, han encontrado su camino en el entorno laboral. Esto aunque parece conveniente al principio, puede tener repercusiones significativas en nuestra salud mental y en nuestro bienestar general.
El teléfono celular y los chats vienen con dinámicas de disponibilidad constante, donde se espera por ejemplo que se responda a mensajes laborales fuera de horario de trabajo regular. Esta expectativa, a menudo no escrita, crea un estado de hiperconexión, impidiendo que logremos desconectarnos del trabajo. Como resultado, la frontera entre el tiempo personal y el laboral se desvanece, llevando a un desequilibrio que puede causar estrés y agotamiento.
Este panorama y reflexiones entre el equipo, nos llevó a repensar la forma y herramientas que utilizamos para comunicarnos de manera interna en SocialTIC. Aquí compartimos cómo pasamos de utilizar varios grupos de Whatsapp a utilizar el servidor de mensajería Matrix y los aprendizajes en esta transición.
Dinámicas de comunicación interna en SocialTIC
SocialTIC es una organización sin fines de lucro dedicada a la investigación, formación, acompañamiento y promoción de la tecnología digital e información para fines sociales. Acompañamos a personas y grupos en tres áreas de fortalecimiento: Infoactivismo, Datos y Seguridad Digital. Así mismo, estas áreas definen los procesos y dinámicas de trabajo internas del equipo.
Antes de 2020 SocialTIC estaba conformado por un equipo muy pequeño de 6 personas y las comunicaciones eran mediante Whatsapp. A inicios de 2020 el equipo crece y durante la pandemia (2020 – 2022) reflexionamos sobre el uso de las herramientas para el trabajo virtual e híbrido. Pese a ser un equipo pequeño, había otras personas colaborando fuera del grupo de Whatsapp o algunas herramientas de gestión de tareas, por lo tanto las comunicaciones se llevaban a cabo en distintas aplicaciones, con el equipo separado y no eran efectivas puesto que se prestaba a realizarlas aún fuera del horario laboral.
Incorporando el servidor de mensajería Matrix
Nuestro interés en separar las aplicaciones de uso personal de las comunicaciones laborales radica en establecer límites claros y saludables y sumarnos conscientemente a alternativas de comunicación con enfoque descentralizado, seguro y abierto. Es por esto que después de un proceso de reflexión interna, y gracias a colaboraciones que llevamos a cabo con otras organizaciones aliadas como Derechos Digitales y la coalición Digital Resilience Network, nos hemos inspirado y decidimos implementar el uso de Element, una aplicación basada en Matrix para las comunicaciones laborales de la organización, que ayuda a mantener las comunicaciones laborales en un contexto claramente definido y separado del ámbito personal, además de ser un servicio que es parte de la infraestructura propia de SocialTIC y no tiene ningún intermediario.
La incorporación del protocolo Matrix ofrece numerosos beneficios, alineados con su filosofía de comunicaciones descentralizadas, seguras y abiertas. Fundamentado en el control total de la comunicación por parte de sus personas usuarias, permitiéndoles elegir dónde alojar sus comunicaciones sin limitar con quién pueden interactuar.
Los beneficios que hemos encontrado en Matrix son los siguientes:
- Matrix promueve un enfoque de red global, libre y abierta, basado en estándares no obstruidos, lo que facilita la interoperabilidad y reduce la fragmentación (Comunicaciones Federadas). Esto significa que las organizaciones que adoptan Matrix pueden comunicarse fácilmente con una amplia variedad de otras redes y sistemas, sin quedar atrapadas en servicios de comunicación centralizados y propietarios.
- Mejora la seguridad de las comunicaciones, ya que a diferencia de las plataformas centralizadas, donde todos los datos pasan a través de un único punto controlado por una entidad o empresa, Matrix opera en una red descentralizada. Esto significa que no hay un único servidor que pueda ser comprometido para acceder a todas las comunicaciones.
- Mejora la privacidad de las comunicaciones, cada organización puede alojar su propio servidor Matrix, manteniendo el control total sobre sus datos y su infraestructura de comunicación, lo que permite que la autonomía tecnológica sea una realidad a través de apropiarnos de nuestros espacios de comunicación.
- Usa cifrado de extremo a extremo para proteger las comunicaciones. Esto significa que los mensajes son cifrados en el dispositivo del emisor y solo pueden ser descifrados por el dispositivo del destinatario. Esto evita que intermediarios, incluidos los operadores de los servidores de Matrix, puedan acceder al contenido de los mensajes.
Algunas reflexiones y aprendizajes en el proceso
Más allá de buscar una solución tecnológica o saltar a otra herramienta, nos parece importante resaltar que al implementar esta aplicación se debe desarrollar una estrategia que incluya un flujo de comunicación efectivo para la organización. Ya que replicar los grupos de whatsapp o pensar en generar muchas salas dentro de muchos espacios podría generar confusión en su uso. Para entender mejor esto te recomendamos leer esta explicación.
Durante este proceso se pueden resaltar aprendizajes que han permitido mejorar y comprender las necesidades del equipo.
Antes de Matrix
Como se mencionó, las comunicaciones del equipo eran vía Whatsapp en un grupo principal donde estaban todas las personas de la organización y grupos secundarios de las áreas o proyectos.
Se identifica la necesidad de un servicio de comunicación que facilite el trabajo a distancia y que cumpla o considere las siguientes características:
- Espacios temáticos
- Canales de comunicación temáticos
- Privacidad y autonomía tecnológica
- Espacios de trabajo que no se mezclan con las actividades personales
Instalación e implementación de la instancia de Matrix
La instalación del servidor se realizó en infraestructura gestionada por SocialTIC, buscando optimizar la cantidad de recursos del servidor. La implementación del servicio requirió de dos fases, una de prueba y una definitiva.
En la de prueba se realizó una exploración del proceso de instalación y configuración del servicio, en donde por ejemplo en un principio no se definió correctamente la federación del servidor y el manejador de la base de datos. Lo cuál generó con el paso del tiempo deuda técnica y un mal funcionamiento en el performance de la aplicación. Esto se corrigió para la instancia actual (la que está en uso).
En el primer servidor de prueba se definió la estructura basándose en todos los grupos de WhatsApp, proyectos y los ejes de trabajo de cada área. En Seguridad Digital se incluyó una sala para compartir datos interesantes o información relevante del contexto tecnológico actual.
En la siguiente imagen se muestra la interfaz de Element con un grupo y sus salas.
Y posteriormente se muestra la interfaz de una sala.
Migración
Al comienzo del experimento se decidió migrar primeramente al equipo de Seguridad Digital, al de Comunicación y posteriormente a las demás áreas. A pesar de que se creó una guía para facilitar la migración y se proporcionó un acompañamiento breve, unas semanas después se observó que no se estaba usando el servicio y las comunicaciones seguían por WhatsApp.
Derivado de una reflexión se identificaron los siguientes errores:
- Las personas que se migraron al final se sintieron abrumadas por la cantidad de mensajes que se habían perdido y tenían que leer.
- La cantidad de salas y los espacios eran abrumadores y confusos. Algunas salas no eran necesarias y los espacios estaban mal distribuidos.
- Las notificaciones y la aplicación en los teléfonos no estaba configurada correctamente, entonces las personas no estaban al pendiente de los mensajes que recibían o donde se les mencionaba.
- Las personas estaban en todas las salas por lo tanto recibían demasiados mensajes y notificaciones que no eran relevantes para su trabajo, lo que llevaba a ignorar las comunicaciones.
Dados los errores identificados se parte de ahí para la estructuración de la versión actual del servicio.
Versión actual
Se corrigen todas las consideraciones técnicas de configuración para que el servicio use un gestor de base de datos adecuado y la federación correctamente definida.
La estructura se definió como producto de una reflexión con cada área y sus necesidades, de esta manera las personas estaban de acuerdo con sus espacios de comunicación.
La migración se desarrolló de la siguiente manera:
- Migración de las áreas que en el experimento fueron incorporadas al final o tuvieron problemas para hacerlo.
- Acompañamiento personalizado que incluyó instalación de la aplicación y su configuración en todos los dispositivos requeridos, un recorrido por los espacios y las salas, configuración de seguridad y de las notificaciones.
- Al final, la migración de las áreas que tenían una mayor actividad.
Conclusiones y aprendizajes
El proceso de implementación y migración a Matrix ha revelado varias lecciones importantes.
- La importancia de separar el espacio laboral del personal.
- Resaltar la necesidad de la autonomía digital.
- La necesidad de una comunicación efectiva y estructurada dentro de la organización es primordial, y simplemente replicar las estructuras existentes de WhatsApp en Matrix podría llevar a la confusión.
- Se consideran las necesidades específicas del equipo en la solución
La experiencia refleja la importancia de un enfoque estratégico en la adopción de nuevas tecnologías de comunicación, donde se consideren las necesidades específicas del equipo y se eviten errores como la sobrecarga de información y la configuración inadecuada de notificaciones. - La importancia del acompañamiento en la migración
La versión actual de la implementación de Matrix en SocialTIC, con su configuración técnica mejorada y una estructura de comunicación más reflexiva, muestra un enfoque más maduro y adaptado. El acompañamiento personalizado durante la migración ha facilitado la transición, asegurando que los miembros del equipo estén cómodos y eficientes en el uso de la nueva plataforma. - Identificar las necesidades tecnológicas y humanas, evitar las tecnosoluciones.
La experiencia de la organización con Matrix destaca la importancia de considerar tanto las necesidades tecnológicas como las humanas al adoptar nuevas soluciones de comunicación. La transición no solo ha mejorado la privacidad y la seguridad de las comunicaciones, sino que también ha reforzado la autonomía tecnológica y ha proporcionado un valioso aprendizaje sobre la implementación eficaz de tecnologías en una organización.
Para ampliar más este tema, nuestra sysAdmin, Linda Fernández dió una plática en la Cumbre de Contribuidores de Open Source Software (CCOSS). Aquí te dejamos algunas fotos de su presentación.
✨Ya comenzó la plática de nuestra Sys Admin @lalieblitch: “Apropiándonos de nuestras comunicaciones: Implementación de un servidor de mensajería con Matrix” en el #CCOSS.
Si andan en #Guadalajara no pierdan esta oportunidad y dense una vuelta.🤓👇https://t.co/XcEpM1yR9T pic.twitter.com/rMBUO8mG0W
— SocialTIC (@socialtic) February 23, 2024
En la plática de @lalieblich
“Implementación de un servidor de matrix” en el #CCOSS pic.twitter.com/kHQG8uR3pC
— Linuxeros Zapopan 🐧 (@lnxzpn) February 24, 2024